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   1 {**************************************************************************}
   2 {*                                                                        *}
   3 {*  Copyright (C) 2003-2004 Polytechnique.org                             *}
   4 {*  http://opensource.polytechnique.org/                                  *}
   5 {*                                                                        *}
   6 {*  This program is free software; you can redistribute it and/or modify  *}
   7 {*  it under the terms of the GNU General Public License as published by  *}
   8 {*  the Free Software Foundation; either version 2 of the License, or     *}
   9 {*  (at your option) any later version.                                   *}
  10 {*                                                                        *}
  11 {*  This program is distributed in the hope that it will be useful,       *}
  12 {*  but WITHOUT ANY WARRANTY; without even the implied warranty of        *}
  13 {*  MERCHANTABILITY or FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.  See the         *}
  14 {*  GNU General Public License for more details.                          *}
  15 {*                                                                        *}
  16 {*  You should have received a copy of the GNU General Public License     *}
  17 {*  along with this program; if not, write to the Free Software           *}
  18 {*  Foundation, Inc.,                                                     *}
  19 {*  59 Temple Place, Suite 330, Boston, MA  02111-1307  USA               *}
  20 {*                                                                        *}
  21 {**************************************************************************}
  22
  23 <h1>X.net&nbsp;: Mode d'emploi</h1>
  24
  25 <h2><u>Polytechnique.net&nbsp;: au service des administrateurs</u></h2>
  26
  27 Les fonctions d'administration sont accessibles depuis le menu de gauche sur la
  28 page du groupe dont tu es le responsable. Certaines fonctions sont isolées car
  29 ne concernent que les administrateurs, et ne sont vues que par eux. D'autres
  30 sont accessibles depuis les liens du menu de gauche, visibles par tous les
  31 membres. Mais dans ce cas, les fonctions réservées aux administrateurs sont
  32 indiquées clairement comme telles, et les autres membres ne les voient pas.
  33
  34
  35 <br /><br />
  36 <a href="#annuaire">L'annuaire et les inscriptions</a><br>
  37 <a href="#evenement">La création d'un événement</a><br>
  38 <a href="#envoi">L'envoi de mail</a><br>
  39 <a href="#liste">La création d'une liste de diffusion</a><br>
  40 <a href="#alias">La création d'un alias</a><br>
  41
  42
  43 <h3><a name="annuaire">L'annuaire et les inscriptions</a></h3>
  44
  45 La
  46 page d'annuaire comprend deux liens destinés aux administrateurs : ajout d'un
  47 membre X, et ajout d'un membre non-X. Ces liens t'emmènent vers une page,
  48 depuis laquelle tu peux inscrire manuellement un nouveau membre, en lui
  49 attribuant les qualités souhaitées (administrateurs, inscriptions aux listes de
  50 diffusion, ...).
  51 Un
  52 Polytechnicien intéressé par ton groupe, peut aussi vouloir s'inscrire depuis
  53 le site (en mode connecté). Suite à sa demande, tu reçois un mail semblable à
  54 celui-ci :
  55
  56 <br />
  57 <img src="images/mail_inscription.jpg" />
  58 <br />
  59
  60 Le
  61 mail t'indique la démarche à suivre pour valider ou non cette inscription.
  62 L'inscription est ensuite automatique&nbsp;: les listes de diffusion, ainsi que
  63 l'annuaire, sont auto-complétés par le site Polytechnique.net, et la personne
  64 demandant l'inscription est avertie par mail de la suite donnée à sa requête. <br>
  65
  66 Tu
  67 peux également gérer les désinscriptions, ou éditer les profils des membres
  68 composant ton groupe depuis cette page d'annuaire. Les trois colonnes de droite
  69 de l'annuaire sont des colonnes d'administration, visibles seulement par les
  70 responsables du groupe.
  71
  72 <br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />
  73
  74 <h3><a name="evenement">La création d'un événement</a></h3>
  75
  76 L'interface
  77 d'administration t'offre la possibilité d'ajouter une manifestation à la liste
  78 des événements du groupe. Depuis la page de création, tu peux décrire la
  79 manifestation, renseigner ses dates. N'oublie pas d'indiquer quelle visibilité
  80 tu veux donner à cette manifestation&nbsp;: est-elle ouverte seulement aux
  81 membres du groupe, ou accueille-t-elle toutes les personnes intéressées par le
  82 thème&nbsp;? Souhaites-tu en communiquer l'existence à tous les membres du
  83 groupe, ou à tous les X&nbsp;? Selon les réponses que tu fournis, la diffusion
  84 de cet événement via les sites polytechniciens est plus ou moins large
  85
  86 <br />
  87 <img src="images/evnt_creation.jpg" />
  88 <br />
  89
  90 La page de création d'événements te permet également de décrire précisément les
  91 temps forts de la manifestation. Cette distinction peut s'avérer utile si
  92 certains des "moments" n'intéressent pas tous les participants, et
  93 qu'ils souhaitent s'inscrire seulement à certains d'entre eux.
  94
  95 <br />
  96 <img src="images/evnt_moments.jpg" />
  97
  98 <br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />
  99
 100 <h3><a name="envoi">L'envoi de mail</a></h3>
 101
 102 Depuis
 103 Polytechnique.net, il t'est possible d'envoyer des mails aux différentes listes
 104 de diffusion créées pour le groupe. Tu choisis ainsi les destinataires, en
 105 sélectionnant les listes que tu souhaites. Si tu as oublié la composition d'une
 106 liste, n'hésite pas à te la remémorer en cliquant sur "voir les
 107 membres". Ensuite, tu remplis les champs du mail, de la même façon que
 108 sur un logiciel de messagerie. Toutefois, Polytechnique.net t'offre en plus la
 109 possibilité d'envoyer des mails personnalisés. Si tu laisses les champs
 110 &lt;cher&gt; et &lt;prenom&gt; tels qu'indiqués sur la page, ces champs seront
 111 adaptés à chaque envoi&nbsp;: une femme s'appelant Annie recevra ainsi un mail
 112 commençant par "Chère Annie", et un homme dénommé Pierre un mail
 113 commençant par "Cher Pierre". Cette personnalisation touche plus
 114 les destinataires et conduit à un meilleur taux de réponse. C'est pourquoi nous te conseillons de
 115 l'utiliser autant que possible.
 116
 117 <br />
 118 <img src="images/mail.jpg" />
 119 <br />
 120
 121 <br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />
 122
 123 <h3><a name="liste">La création d'une liste de diffusion</a></h3>
 124
 125 Un
 126 groupe X a besoin de plusieurs listes de diffusion internes au groupe, qui
 127 améliorent la communication et la circulation des informations. Des listes
 128 "traditionnelles" sont ainsi celles qui regroupent les membres du
 129 bureau, ou du conseil d'administration. Pour les groupes internationaux à large
 130 portée (tels les X-Continents), il est également très pratique d'avoir des
 131 listes spécifiques à chaque pays.
 132 <br>
 133 Chaque
 134 liste peut être soumise à modération&nbsp;:
 135
 136 <ul>
 137  <li><u>Pour l'inscription&nbsp;</u>: par exemple tous les membres d'un groupe ne
 138      peuvent pas être inscrits sur la liste du bureau.</li>
 139  <li><u>Pour la
 140      modération&nbsp;</u>: si une liste est à large diffusion, il peut être
 141      commode qu'un administrateur valide les mails avant leur envoi à tous les
 142      membres de la liste. Cela évite un encombrement inutile des messageries,
 143      qui, à terme, brouille la communication.</li>
 144 </ul>
 145
 146 La
 147 page ci-dessous te permet de créer autant de listes de diffusion que tu le
 148 souhaites. Sache cependant qu'une liste de diffusion, pour son bon
 149 fonctionnement, doit comporter un nombre minimal d'inscrits (supérieur à 6).
 150 Pour des listes plus restreintes, opte plutôt pour un alias. Si tu souhaites
 151 regrouper plusieurs listes de diffusion au sein d'une liste englobante, choisis
 152 aussi d'utiliser un alias, dont la gestion est plus souple.
 153
 154 <br />
 155 <img src="images/liste.jpg" />
 156 <br />
 157
 158 <br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />
 159
 160 <h3><a name="alias">La création d'un alias</a></h3>
 161 Cette
 162 page t'indique la procédure à suivre pour créer un alias. Les alias sont des
 163 listes de diffusion plus souples à gérer, mais offrant moins de fonctionnalités
 164 que les listes de diffusion classique (modération de l'inscription et de la
 165 diffusion notamment).
 166
 167 <br />
 168 <img src="images/alias.jpg" />
 169 <br />
 170 <br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />