backport patch 441

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{*                                                                        *}
{*  Copyright (C) 2003-2006 Polytechnique.org                             *}
{*  http://opensource.polytechnique.org/                                  *}
{*                                                                        *}
{*  This program is free software; you can redistribute it and/or modify  *}
{*  it under the terms of the GNU General Public License as published by  *}
{*  the Free Software Foundation; either version 2 of the License, or     *}
{*  (at your option) any later version.                                   *}
{*                                                                        *}
{*  This program is distributed in the hope that it will be useful,       *}
{*  but WITHOUT ANY WARRANTY; without even the implied warranty of        *}
{*  MERCHANTABILITY or FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.  See the         *}
{*  GNU General Public License for more details.                          *}
{*                                                                        *}
{*  You should have received a copy of the GNU General Public License     *}
{*  along with this program; if not, write to the Free Software           *}
{*  Foundation, Inc.,                                                     *}
{*  59 Temple Place, Suite 330, Boston, MA  02111-1307  USA               *}
{*                                                                        *}
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<h1>X.net&nbsp;: Mode d'emploi</h1>

<h2><u>Polytechnique.net&nbsp;: au service des administrateurs</u></h2>

Les fonctions d'administration sont accessibles depuis le menu de gauche sur la
page du groupe dont tu es le responsable. Certaines fonctions sont isolées car
ne concernent que les administrateurs, et ne sont vues que par eux. D'autres
sont accessibles depuis les liens du menu de gauche, visibles par tous les
membres. Mais dans ce cas, les fonctions réservées aux administrateurs sont
indiquées clairement comme telles, et les autres membres ne les voient pas.


<br /><br />
<a href="#annuaire">L'annuaire et les inscriptions</a><br>
<a href="#evenement">La création d'un événement</a><br>
<a href="#envoi">L'envoi de mail</a><br>
<a href="#liste">La création d'une liste de diffusion</a><br>
<a href="#alias">La création d'un alias</a><br>


<h3><a name="annuaire">L'annuaire et les inscriptions</a></h3>

La
page d'annuaire comprend deux liens destinés aux administrateurs : ajout d'un
membre X, et ajout d'un membre non-X. Ces liens t'emmènent vers une page,
depuis laquelle tu peux inscrire manuellement un nouveau membre, en lui
attribuant les qualités souhaitées (administrateurs, inscriptions aux listes de
diffusion, ...).
Un
Polytechnicien intéressé par ton groupe, peut aussi vouloir s'inscrire depuis
le site (en mode connecté). Suite à sa demande, tu reçois un mail semblable à
celui-ci :

<br />
<img src="images/mail_inscription.jpg" />
<br />

Le
mail t'indique la démarche à suivre pour valider ou non cette inscription.
L'inscription est ensuite automatique&nbsp;: les listes de diffusion, ainsi que
l'annuaire, sont auto-complétés par le site Polytechnique.net, et la personne
demandant l'inscription est avertie par mail de la suite donnée à sa requête. <br>

Tu
peux également gérer les désinscriptions, ou éditer les profils des membres
composant ton groupe depuis cette page d'annuaire. Les trois colonnes de droite
de l'annuaire sont des colonnes d'administration, visibles seulement par les
responsables du groupe.

<br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />

<h3><a name="evenement">La création d'un événement</a></h3>

L'interface
d'administration t'offre la possibilité d'ajouter une manifestation à la liste
des événements du groupe. Depuis la page de création, tu peux décrire la
manifestation, renseigner ses dates. N'oublie pas d'indiquer quelle visibilité
tu veux donner à cette manifestation&nbsp;: est-elle ouverte seulement aux
membres du groupe, ou accueille-t-elle toutes les personnes intéressées par le
thème&nbsp;? Souhaites-tu en communiquer l'existence à tous les membres du
groupe, ou à tous les X&nbsp;? Selon les réponses que tu fournis, la diffusion
de cet événement via les sites polytechniciens est plus ou moins large

<br />
<img src="images/evnt_creation.jpg" />
<br />

La page de création d'événements te permet également de décrire précisément les
temps forts de la manifestation. Cette distinction peut s'avérer utile si
certains des "moments" n'intéressent pas tous les participants, et
qu'ils souhaitent s'inscrire seulement à certains d'entre eux.

<br />
<img src="images/evnt_moments.jpg" />

<br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />

<h3><a name="envoi">L'envoi de mail</a></h3>

Depuis
Polytechnique.net, il t'est possible d'envoyer des mails aux différentes listes
de diffusion créées pour le groupe. Tu choisis ainsi les destinataires, en
sélectionnant les listes que tu souhaites. Si tu as oublié la composition d'une
liste, n'hésite pas à te la remémorer en cliquant sur "voir les
membres". Ensuite, tu remplis les champs du mail, de la même façon que
sur un logiciel de messagerie. Toutefois, Polytechnique.net t'offre en plus la
possibilité d'envoyer des mails personnalisés. Si tu laisses les champs
&lt;cher&gt; et &lt;prenom&gt; tels qu'indiqués sur la page, ces champs seront
adaptés à chaque envoi&nbsp;: une femme s'appelant Annie recevra ainsi un mail
commençant par "Chère Annie", et un homme dénommé Pierre un mail
commençant par "Cher Pierre". Cette personnalisation touche plus
les destinataires et conduit à un meilleur taux de réponse. C'est pourquoi nous te conseillons de
l'utiliser autant que possible.

<br />
<img src="images/mail.jpg" />
<br />

<br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />

<h3><a name="liste">La création d'une liste de diffusion</a></h3>

Un
groupe X a besoin de plusieurs listes de diffusion internes au groupe, qui
améliorent la communication et la circulation des informations. Des listes
"traditionnelles" sont ainsi celles qui regroupent les membres du
bureau, ou du conseil d'administration. Pour les groupes internationaux à large
portée (tels les X-Continents), il est également très pratique d'avoir des
listes spécifiques à chaque pays.
<br>
Chaque
liste peut être soumise à modération&nbsp;:

<ul>
 <li><u>Pour l'inscription&nbsp;</u>: par exemple tous les membres d'un groupe ne
     peuvent pas être inscrits sur la liste du bureau.</li>
 <li><u>Pour la
     modération&nbsp;</u>: si une liste est à large diffusion, il peut être
     commode qu'un administrateur valide les mails avant leur envoi à tous les
     membres de la liste. Cela évite un encombrement inutile des messageries,
     qui, à terme, brouille la communication.</li>
</ul>

La
page ci-dessous te permet de créer autant de listes de diffusion que tu le
souhaites. Sache cependant qu'une liste de diffusion, pour son bon
fonctionnement, doit comporter un nombre minimal d'inscrits (supérieur à 6).
Pour des listes plus restreintes, opte plutôt pour un alias. Si tu souhaites
regrouper plusieurs listes de diffusion au sein d'une liste englobante, choisis
aussi d'utiliser un alias, dont la gestion est plus souple. 

<br />
<img src="images/liste.jpg" />
<br />

<br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />

<h3><a name="alias">La création d'un alias</a></h3>
Cette
page t'indique la procédure à suivre pour créer un alias. Les alias sont des
listes de diffusion plus souples à gérer, mais offrant moins de fonctionnalités
que les listes de diffusion classique (modération de l'inscription et de la
diffusion notamment). 

<br />
<img src="images/alias.jpg" />
<br />
<br /><br /><a href="#"><i><small>Retour au menu</small></i></a><br />